いつもシフト表作成で悩む園長さん、主任保育士さんは多いのではないでしょうか。配置基準を守ったり、保育士同士の相性を考慮したり、いろいろな制限があって、どうしても時間がかかりますよね。
今回は保育士のシフトの上手な組み方を解説します。ベテランと新人の配置方法や、効率よくシフトを作成する方法もまとめて紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。
保育士シフト表を組むのが難しい理由
たいていの保育園では、開園時間を延ばすために保育士の出勤・退勤時間をずらす「シフト制」を取り入れています。
そのシフト作成を作るのは、園長や主任保育士などの管理職やリーダー職です。経験が豊富な方ばかりですが、毎月毎月のシフト作成は簡単ではなく、悩んでいる方も多いです。
シフト作成はどうしてそんなに大変なのでしょうか？
その理由から考えてみましょう。
シフト表づくりが大変な理由①
労働基準法に従わなければならない
まず、大前提として、シフトを組む際は労働基準法に従わなければなりません。
労働基準法に定められている勤務時間は1日8時間、週40時間まで。
ところが、保育園には延長保育があるので、全員の勤務時間が1日8時間におさまるように工面しなければならないわけです。
遠足や遠足、お泊り保育などのイベントで土日祝日に出勤する場合は、その分平日に休みを取ってもらう必要があります。
しかし、職員の数が少ない保育園では「休みを取ってもらいたいけど、平日は人が足りない…」というジレンマに陥ってしまうでしょう。
保育士のシフト表づくりが大変な理由➁
国の職員配置基準を満たさなければならない
保育園のシフトを作成する際は、国の職員配置基準を満たさなければなりません。
国が定めた「児童福祉施設最低基準」では、保育士の配置は次のように定められています。
- 0歳児…子ども３人に対して保育士１人
- 1・2歳児…子ども６人に対して保育士１人
- 3歳児…子ども20人に対して保育士１人
- 4歳以上児…子ども30人に対して保育士１人
もちろん、こちらは最低基準です。通常は上記の数よりも多く保育士を配置するのが一般的です。
しかし、保育士の出勤時間は早番・遅番などの当番があってバラバラですから、えてして、「この時間だけ人が足りない！」という問題が発生することもあるでしょう。
基準ギリギリの職員数しか確保できていない保育園の場合、やむなく保育士に残業を頼むケースもあります。
配置基準については次の記事で詳しく説明しています。
保育士のシフト表づくりが大変な理由③
早番・中番・遅番の振り分けが難しい
前記したように、保育園では、早番・中番・遅番といった勤務体制でシフトを組んでいます。
各当番の勤務時間は保育園によって異なりますが、基本的には以下のように設定されています。
中番：9：00～18：00、10：00～19：00など
遅番：11：00～20：00、12：00～21：00など
早番は開園作業や早朝保育、遅番は閉園作業や延長保育、というように業務内容は当番で変わります。
業務をスムーズに進めるためには、それぞれの当番に、適切な人数を配置することが必要です。
しかし、「小さな子どもがいるので遅番には入れない」というような個々の保育士の事情も考慮してシフトを組まなければならないので、シフト作成が難航することもあるでしょう。
保育士のシフト表づくりが大変な理由④
保育士同士の相性を考慮する必要がある
シフトで早番・中番・遅番を割り振るときは、各当番の人数だけでなく「この保育士とこの保育士を早番にして開園作業をしてもらう」という“組み合わせ”も考えなければなりません。
基本的に早番・中番・遅番も、2人以上を配置する必要があります。
しかし、保育士といえど人間です。どうしても、「この保育士さんとは気が合う」「この保育士さんとは気が合わない」というような“相性”があるのです。
業務がスムーズに進むように、保育士同士の相性を踏まえて組み合わせを考えなければなりません。
保育士のシフト表づくりが大変な理由➄
経験年数を考慮しなければならない
経験年数も、保育士のシフト作成で重要なポイントです。
新人保育士2人に開園作業や閉園作業を頼むのは、避けた方がよいでしょう。
逆に、ベテラン保育士2人を同時に配置すると、ほかの時間帯でベテランの手がほしくなったときに、困ってしまいます。
こういった配慮も、シフト作成が難しいと感じる理由のひとつです。
保育士のシフト表を上手く組むコツ
さて、さまざまな条件や制約をクリアしながら、保育士が働きやすいシフトを作るためには、どんな工夫をすればいいのでしょうか。
保育士のシフト表を上手く組むコツを紹介しましょう！
保育士のシフト表づくりのコツ①
保育士一人ひとりの特徴や相性を把握しておく
シフトを組む前に、保育士一人ひとりの特徴や相性を把握しておきましょう。
保育現場で保育士一人ひとりの様子に目を向けて、得意分野や仲がよい保育士などを把握すれば、適切な配置方法がおのずと分かるはずです。
保育士のシフト表づくりのコツ➁
ベテランの保育士はフリーになってもらう
ベテランの保育士は「フリー」になってもらいましょう。
フリーとは、リーダーやサブの保育士をサポートするポジションです。
リーダーやサブよりも自由に動けるので、急な対応を頼まれたときも柔軟に動けます。
ベテラン保育士は、経験が豊富で基本的にどんな業務でもこなせるので、フリー保育士として臨機応変に対応してもらった方が、スムーズに保育業務が進むでしょう。
保育士のシフト表づくりのコツ③
出退勤時間が偏りすぎないように工夫する
早番・中番・遅番を割り振るときは、出退勤時間が偏りすぎないように工夫しましょう。
「早番が何回も続く」「今月1回も遅番がなかった」など、偏ったシフトを組んでしまうと、保育士たちの不満が溜まります。
もちろん、「1年間、早番・中番・遅番を固定する」「出退勤時間は1カ月固定」という方針の保育園もありますが、シフトを固定しない場合は、できるだけ出退勤時間をばらつかせましょう。
保育士のシフト表づくりのコツ④
ベテランや中堅は新人と組み合わせる
新人保育士を配置する場合は、必ずベテラン保育士や中堅保育士も一緒に配置しましょう。
新人保育士の場合、保育業務や保護者対応、掃除や備品チェックなどの業務に慣れるまでに時間がかかります。
そんなときに、まだ経験が浅い保育士と一緒に配置すると、トラブルがあったときに適切な対応ができないかもしれません。
もちろん、保育士としての責任の重さは全員同じですが、より安心・安全な保育を提供するためには、ベテラン保育士や中堅保育士に新人保育士をサポートしてもらうことが必要です。
効率よく保育士シフトを作れる裏技
実は、効率よくシフトを作れる裏技があります。それは「専用のツールを使うこと」です。
シフトを手作業で作っている保育園もあると思いますが、個々の希望表とにらめっこしながら、アナログでシフトを作るのはかなり時間がかかります。
一人あたりの勤務日数や勤務時間が超えないように、「正」の字で日数や時間を計算したり、変更があれば修正して新しく書き込んだり……気の遠くなる作業ですよね。
Excelやスプレッドシートを使う方もいるかもしれませんが、「フォーマットと保育園の体制が合わない」「手書きよりは楽だけど、結局は手動で打ち込むことが多い」という問題もあります。
そんなときは、シフト作成用のツールを使えば、これまで手動で行っていた作業を自動化できてしまいます。
参考 シフト表が簡単に作成できるソフト・サービスまとめ｜調整さん
シフト作成用のツールにはフォーマットが用意されているので、それに従って必要項目を記入するだけです。
当日の在籍園児の数に合わせて、基準を満たした人員が配置されているかをチェックできる機能も搭載されているので、「この時間は何人配置されているかな？」と手動で計算する手間が省けます。
勤怠データとの連携機能がある場合は、シフトのデータが勤怠管理システムと連携されて、自動で残業時間が計上されます。
作業効率もぐんとアップするので、ぜひ導入してみましょう。
上手にシフトを組んでストレスフリーな職場環境を！
保育士がシフトを組む際は、労働基準法や国の職員配置基準の条件を満たしつつ、保育士同士の相性や経験年数を踏まえて、作成する必要があります。
たくさんの制限がある中でシフトを作成するのは大変ですが、事件に保育士の特徴や相性を把握したり、ベテランの保育士はフリーになってもらったりするなどの工夫を凝らせば、最適なシフトを完成できるでしょう。
ベテランや中堅は新人と組み合わせるのも大きなポイントです。
また、シフト作成用ツールを使えばさらに作業が効率化されます。
今回紹介したシフト作成のコツをぜひ参考にしてみてくださいね。
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